Errores en la destrucción de documentos en Ayuntamientos
La destrucción de documentos en los Ayuntamientos es una tarea más importante de lo que parece. Cada día se manejan muchos papeles y archivos digitales que, cuando dejan de ser útiles, deben eliminarse de forma segura. Sin embargo, si este proceso no se hace correctamente, pueden surgir problemas graves, como sanciones, fugas de información o incluso la pérdida de confianza de los vecinos.
Por eso, conocer los errores en la destrucción de documentos en Ayuntamientos ayuda a proteger la información, cumplir la ley y mantener la tranquilidad dentro de la administración.
1. Usar destructoras domésticas o de oficina
Las máquinas pequeñas que solo cortan en tiras o trozos grandes no son seguras. De hecho, con un poco de paciencia, esos documentos podrían reconstruirse.
La normativa LOPDGDD y RGPD exige un nivel de destrucción profesional que impida recuperar los datos personales.
Además, es importante elegir un proveedor que garantice la trazabilidad y emita un certificado de destrucción.
Más información en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
2. Acumular demasiado material antes de destruirlo
A veces, se guardan cajas y cajas de documentos durante meses o incluso años. Esto, aunque parezca práctico, aumenta el riesgo de accesos no autorizados o pérdidas accidentales.
Por tanto, lo ideal es programar recogidas periódicas y usar contenedores cerrados y seguros para almacenar la documentación antes de destruirla. Así, se evita cualquier acceso no deseado y se mejora el orden en las oficinas.
3. No pedir un certificado de destrucción
El certificado de destrucción es la única prueba legal de que los documentos se eliminaron correctamente. Sin él, el Ayuntamiento no puede demostrar que cumple la ley en caso de inspección o denuncia.
En consecuencia, este documento debe conservarse como respaldo.
Consulta el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) para más detalles.
Evitar errores es cuestión de responsabilidad
Además, evitar estos errores en la destrucción de documentos en Ayuntamientos no es solo una obligación legal. También demuestra respeto hacia la privacidad de los vecinos y refuerza la confianza en la gestión pública.
En definitiva, hacerlo bien refleja compromiso, transparencia y responsabilidad.
Desde MiAyto, ofrecemos a los Ayuntamientos un servicio de destrucción documental certificada que cumple con toda la normativa vigente. Proporcionamos contenedores seguros, garantizamos la destrucción con los niveles exigidos y emitimos certificados oficiales que acreditan el proceso.
