La tramitación de una subvención no comienza el día en que se publica la convocatoria ni cuando se abre el plazo en la sede electrónica. En la práctica, el trabajo previo es lo que marca la diferencia entre una solicitud bien planteada y un expediente que acaba generando prisas, errores o requerimientos cuando los plazos ya son ajustados. Por eso, antes de iniciar la tramitación de una subvención, conviene detenerse un momento y comprobar si el Ayuntamiento tiene claros algunos aspectos básicos.

Trabajo previo y planificación antes de iniciar la tramitación

Antes de presentar la solicitud, esta pequeña guía rápida para verificar que todo está preparado y evitar incidencias en fases posteriores del procedimiento.

El primer punto es identificar correctamente la necesidad que se pretende cubrir. Tener claro qué actuación se quiere realizar, por qué resulta necesaria y cómo encaja dentro de las competencias municipales permite enfocar la solicitud de forma coherente y justificarla adecuadamente, un aspecto que muchas convocatorias valoran de manera expresa.

También es importante analizar si el proyecto es viable dentro de los plazos que establece la convocatoria. No basta con que la actuación sea adecuada desde el punto de vista técnico. Es necesario comprobar si el Ayuntamiento puede ejecutar el proyecto dentro del periodo previsto, si dispone de medios técnicos suficientes y si los procedimientos administrativos asociados pueden tramitarse en tiempo y forma.

Otro aspecto clave es la situación administrativa y económica de la entidad local. Antes de concurrir a una convocatoria, conviene verificar que se cumplen los requisitos generales exigidos: estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social, no tener reintegros pendientes y poder asumir, en su caso, la financiación propia que pueda requerirse.

Documentación, coordinación interna y fase de justificación

Revisar con antelación qué documentos suelen exigirse, disponer de modelos actualizados de acuerdos, memorias técnicas o informes, y tener localizados los datos básicos del Ayuntamiento facilita la tramitación cuando se abre el plazo de presentación. En el caso de subvenciones financiadas con fondos europeos, además, pueden exigirse declaraciones responsables adicionales o compromisos específicos que conviene tener previstos desde el inicio.

La coordinación interna también resulta determinante. Definir qué área impulsa la solicitud, quién redacta la memoria técnica, quién tramita el expediente y quién realizará el seguimiento y la justificación posterior evita duplicidades y desajustes que suelen complicar la gestión.

Por último, es recomendable planificar desde el inicio la fase de justificación. Tener claro qué gastos serán subvencionables, cómo se articularán los procedimientos de contratación necesarios y qué documentación habrá que aportar permite trabajar con mayor orden una vez concedida la subvención.

En este contexto, contar con apoyo y herramientas que ayuden a estructurar el proceso facilita el trabajo del personal técnico. Desde MiAyto acompañamos a los ayuntamientos en la gestión cotidiana vinculada a compras y contratación, con un enfoque práctico que permite trabajar con mayor previsión y menos urgencias cuando el expediente se pone en marcha.